거래명세서 작성기

거래명세서에 정해진 법정 서식은 없지만, 거래처와 내역을 정확히 맞추려면 아래 항목을 갖추는 것이 좋습니다.

• 공급자 정보 - 상호, 사업자등록번호, 대표자, 주소, 연락처. 도장이나 서명을 더하면 신뢰가 높아집니다.
• 공급받는자 - 거래 상대 상호와 담당자명.
• 거래일자와 명세서 번호 - 실제 공급한 날짜와 관리용 번호.
• 품목·규격·수량·단가·금액 - 실제 공급한 내역을 항목별로 적습니다.
• 공급가액·부가세·합계 - 부가세 처리 방식을 명확히 표기합니다.
• 비고 - 입금 계좌, 세금계산서 발행 여부, 인수 확인 등.

세 문서는 시점과 용도가 다릅니다. 견적서는 거래 전에 가격을 제안하는 문서, 거래명세서는 거래 후 실제 공급한 내역을 정리하는 문서, 세금계산서는 부가가치세법상 법정 증빙입니다. 거래명세서는 세금계산서를 대체하지 않지만, 거래 내역을 맞추고 청구·정산의 근거로 함께 쓰는 경우가 많습니다. 보통 같은 거래는 견적서 → 거래명세서 → 청구서·세금계산서 순서로 이어집니다.

• 같은 거래처와 반복 거래한다면 명세서 번호를 일련번호로 관리해 정산을 간편하게 하세요.
• 공급가액과 부가세를 분리해 적어 두면 세금계산서 발행·대사가 수월합니다.
• 받는 쪽이 인수 사실을 확인하도록 비고에 인수 확인란을 남기면 분쟁을 줄일 수 있습니다.
• PDF로 보관하면 종이 분실 걱정 없이 거래 이력을 관리할 수 있습니다.

거래명세서는 물품이나 서비스를 실제로 공급한 뒤, 무엇을 얼마에 보냈는지 확인하는 문서입니다. 이런 상황에 자주 씁니다.

• 정기 납품 정산 - 매주나 매월 납품하는 거래처에 그 기간의 공급 내역을 정리해 보낼 때.
• 미수금 관리 - 전월 잔액에 이번 거래액을 더하고 입금액을 빼서 남은 외상을 추적할 때.
• 인수 확인 - 받는 쪽이 수령 사실을 인수자란에 서명으로 확인하도록 할 때.

폼다 거래명세서는 세금계산서식 표준대로 월일과 공급가액·세액을 나누고, 아래 항목까지 한 장에 담습니다.

아래 순서대로 채우면 빠뜨리는 항목 없이 작성할 수 있습니다.

• 1. 거래일자와 명세서번호를 정합니다. 정기 거래라면 번호를 월별로 매깁니다.
• 2. 공급자(내 회사)와 공급받는자 정보를 양쪽 박스에 입력합니다.
• 3. 납품한 품목을 품목·규격과 함께 한 줄씩 추가하고 수량·단가를 입력합니다. 월일 칸에는 1번에서 입력한 거래일자가 모든 행에 동일하게 표시됩니다.
• 4. 부가세 방식을 정하면 공급가액과 세액이 자동으로 나뉩니다.
• 5. 외상 거래면 전잔액과 입금액을 넣어 미수 잔액을 확인합니다.
• 6. 인수자 확인란과 도장으로 마무리합니다.

• 월일을 비우지 않기 - 여러 날에 걸친 납품을 한 장에 담을 때 월일이 없으면 어느 날 거래인지 확인이 어렵습니다.
• 공급가액과 세액 혼동 금지 - 표준 양식은 둘을 나눠 적습니다. 합쳐 적으면 세금계산서와 대조할 때 어긋납니다.
• 미수 잔액 검토 - 전잔액과 입금액을 정확히 넣어야 누적 외상이 맞습니다.