발주서 작성기

발주서에 법정 서식은 없지만, 공급처와 오해 없이 거래하려면 아래 항목을 갖추는 것이 안전합니다.

• 발주자 정보 - 주문하는 쪽(구매자)의 상호, 사업자등록번호, 대표자, 연락처, 주소. 책임 소재를 위해 도장이나 서명을 넣습니다.
• 공급처 정보 - 주문을 받는 상대(판매자)의 상호와 담당자, 연락처.
• 발주일자와 발주번호 - 발행 날짜와 관리용 번호. 같은 거래처에 여러 건을 보낼 때 번호로 구분합니다.
• 품목·규격·수량·단가·금액 - 주문할 항목을 구체적으로 적습니다. 규격을 명확히 해야 오납을 막습니다.
• 납기일자·납품장소 - 언제까지 어디로 받을지. 발주서에서 가장 중요한 항목입니다.
• 결제조건 - 대금 지급 시점과 방식(예: 납품 검수 후 30일 이내 계좌이체).

세 문서는 항목 구성이 비슷해 헷갈리기 쉽지만 발행 주체와 시점이 다릅니다. 견적서는 거래 전에 공급자가 가격을 제안하는 문서이고, 발주서는 그 제안을 받아 구매자가 주문을 확정해 보내는 문서입니다. 거래명세서는 실제로 납품이 이뤄진 뒤 공급자가 "무엇을 얼마에 보냈는지" 기록하는 문서입니다. 즉 흐름은 보통 견적서(공급자) → 발주서(구매자) → 납품 → 거래명세서·세금계산서(공급자) 순서로 이어집니다. 폼다에서는 견적서로 받은 내용을 그대로 발주서로 옮겨 적기 쉽도록 같은 입력 구조를 씁니다.

• 납기일과 납품장소는 반드시 구체적으로 적어야 분쟁을 막을 수 있습니다. "7월 중"보다 "7월 15일"처럼 날짜를 특정하세요.
• 결제조건에 검수 기준과 지급 시점을 함께 적으면 대금 분쟁을 줄일 수 있습니다.
• 발주 전 공급처의 사업자등록번호와 연락처를 한 번 더 확인하세요.
• PDF는 메일 전달용, PNG는 모바일에서 이미지로 바로 공유하기 좋습니다.
• 폼다는 입력 정보를 서버에 저장하지 않고 브라우저에서만 처리하므로 단가 같은 민감 정보도 안심하고 작성할 수 있습니다.

발주서는 구매자가 공급처에 주문 내용을 확정해 보내는 문서입니다. 작성 전에 방향을 분명히 해야 헷갈리지 않습니다.

즉 발주서에서 도장을 찍는 쪽은 주문하는 발주자(나)이고, 받는 쪽이 공급처입니다. 이런 상황에 씁니다.

• 자재·물품 구매 - 사무용품이나 생산 자재를 거래처에 주문할 때.
• 외주 발주 - 외부 업체에 제작이나 가공을 맡기며 수량·납기를 확정할 때.
• 정기 발주 - 같은 품목을 반복 주문하며 납기와 결제 조건을 매번 명시할 때.

방향만 잡으면 작성은 간단합니다.

• 1. 발주일자와 발주번호를 정합니다.
• 2. 발주자(주문하는 나)와 공급처(받는 곳) 정보를 양쪽에 입력합니다.
• 3. 주문할 품목·규격·수량·단가를 한 줄씩 추가합니다. 규격을 명확히 해야 오납을 막습니다.
• 4. 부가세 방식을 정하고 합계를 확인합니다.
• 5. 납기일자·납품장소·결제조건을 적습니다. 발주서의 핵심 항목입니다.
• 6. 발주자 도장으로 마무리합니다.

• 납기일은 날짜로 - "7월 중"보다 "7월 15일"처럼 특정해야 분쟁을 막습니다.
• 결제조건 명시 - 검수 기준과 지급 시점을 함께 적으면 대금 분쟁을 줄입니다.
• 공급처 정보 재확인 - 발주 전 공급처의 사업자등록번호와 연락처를 한 번 더 확인합니다.